Ste že kdaj prejeli e-poštno sporočilo, zaradi katerega se sprašujete o osebi, ki ga je poslala? Ali še huje, ste že kdaj poslali e-poštno sporočilo, ki ste ga kasneje obžalovali? Če ste prejeli slabe e-poštne sporočila, vas lahko stresamo in poskušate ugotoviti, kaj je mislila druga oseba. Biti tisti, ki ga je poslal, lahko pokvari sicer lep dan, kasneje pa ima lahko tudi negativne posledice.
Hitrost zadiranja elektronske pošte je postala prednostni način komunikacije. Ne glede na to, ali pošljete osebno ali poslovno e-poštno sporočilo, je upoštevanje pravilne etikete bistvenega pomena za preprečevanje slabe komunikacije ali trdih občutkov.
Zlato pravilo upoštevajte tako, da do prejemnika ravnate tako, kot bi želeli, da se z njim ravna. Preden kliknete »pošlji« na katero koli e-pošto, vzemite minuto in mu omogočite dodatno branje. Učinkovita uporaba e-poštnih sporočil vas lahko pozitivno zazna s svojim nadzornikom in vam celo prinese prednost, ko je čas za napredovanje.
Ne predpostavljajte zasebnosti
Neželena pošta - Nujni poslovni predlog. Samo en film / Stockbyte / Getty Images Upoštevajte, da vaše podjetje in osebni e-poštni naslovi morda niso zasebni. Vaše podjetje ima pravico prebrati karkoli poslano iz pisarne, zato nikoli ne pišite in ne pošiljajte osebnih ali zelo občutljivih podatkov z dela. Osebni e-poštni naslov lahko pošljete od doma, zato ne napišite ničesar, kar bi lahko povzročilo težave, če bi se obrnilo na napačno osebo.
Izogibajte se žaljivim komentarjem
Vedno preverite, ali ni žaljivih komentarjev. Slike junaka / Getty slike Izogibajte se žaljivim komentarjem v svojem e-poštnem sporočilu. To vključuje rasistične, seksistične ali negativne pripombe o drugi osebi ali podjetju. Če prejmete žaljivo e-pošto, ne odgovarjajte in ne pošiljajte nikomur. Nikoli ne uporabljajte e-poštnega sporočila, če želite povedati karkoli, kar lahko napačno razlagate ali napačno razlagate, če se vrne vašemu šefu.
Ne kriči
Manuel Breva Colmeiro / Getty Images Ne pozabite, da ko vtipkate vse kape, vaš e-poštni naslov naleti na krik. Nekateri menijo, da je njihovo sporočilo lažje berljivo, vendar to ni tako. Uporabite pisavo, ki je zlahka na očeh, ko jo berete z običajnimi črkami.
Uredite svoja sporočila
Pred pošiljanjem uredite svoj e-poštni naslov. Slike junaka / Getty slike Pred pošiljanjem uredite e-poštna sporočila. Uporabite preverjanje črkovanja in preglejte vsa poslovna e-poštna sporočila in se prepričajte, da imate pravilno slovnico. V vsej korespondenci se vedno želite predstaviti kot profesionalca. Po končanem pisanju preverite osebni e-poštni naslov in se prepričajte, da bo prejel želeno točko čez. Spuščanje ali dodajanje ene same besede lahko spremeni pomen stavka.
Odgovorite previdno
Pred odgovorom na e-pošto preverite vsa polja. kupicoo / Getty slike Spoznajte pravilen način odgovora na prejeta e-poštna sporočila. Bodite pozorni na pošiljatelja in ostale v poljih "do" in "cc". Odzivajte se čim hitreje, namesto da pustite, da se vaša »shranjena« mapa preveč zamaje.
Preden pogledate, kdo je naveden v glavi, se izogibajte pritisku na "odgovori vsem". Vaš odgovor lahko zmede druge na seznamu ali pošljete nepotrebne podatke ljudem, ki jih ne poznate. Kliknite "Odgovori vsem", če ste prepričani, da vsi potrebujejo informacije, ki jih pošiljate.
Poznajte svoja e-poštna orodja
Westend61 / Getty slike Poznajte orodja in vrste e-pošte. To vključuje vrstice "do", "cc", "bcc" in zadeve. Glavni prejemnik mora biti v polju "do". Ko morate koga kopirati, ga običajno dodate v polje »cc« ali kopijo v kopijo. Če je treba nekoga kopirati, ne da bi drugi na seznamu prejeli e-poštno sporočilo, uporabite »bcc« ali slepo kopijo. Kopirajte samo ljudi, ki morajo poznati informacije, ki jih pošiljate.
Nikoli ne pošiljajte verižnih e-poštnih sporočil nikomur. To so lahko okorni in zamašijo e-poštne okence ljudi do te mere nadloga. Nočeš postati oseba, ki posreduje sporočila, ki so lahko ali ne držijo.Vedno morate izpolniti zadevno vrstico za poslovno e-pošto, prednostno pa je v osebnem e-poštnem sporočilu. Vrstica naj bo čim krajša in imejte samo eno temo na e-poštno sporočilo.
Naj bo kratko
Ne pišite dolgih, razburkanih e-poštnih sporočil. Klaus Vedfelt / Getty Images Večina ljudi raje kratek e-poštni naslov, ne pa dolga besedna sporočila. Če je mogoče, navedite svojo točko v nekaj stavkih. Za daljše sporočilo začnite z uvodnim odstavkom, s katerim sporočite osnove. Če imate več kot eno temo, razdelite sporočilo na več sporočil z eno temo na e-poštno sporočilo.
Pazi na svoj ton
Pred pošiljanjem e-pošte preverite svoj ton. PhotoAlto / Eric Audras / Getty Images V e-poštnih komunikacijah ohranite pozitiven ton. Ne pozabite, da lahko kačljive pripombe naletijo na zlobne in ne smešne.
Shranite sarkastičen humor za glasovno komunikacijo, da bodo drugi slišali ton vašega glasu. Sem spada tudi jeza. Vedno se izogibajte pošiljanju jeznih e-poštnih sporočil ali lahko tvegate, da boste užalili nekoga, s katerim delate ali vam je vseeno.
Uporabite prednostne zastave z diskrecijo
Vedite, kako uporabljati prednostne zastavice za pomembna e-poštna sporočila. Slike junaka / Getty slike Če imate zastavo z visoko prioriteto, jo uporabite samo, kadar je to potrebno. Če ga preveč uporabljate, bo sčasoma želel nasproten učinek, ki ga želite, in pošljete svoja e-poštna sporočila na dno seznama prioritet za prejemnike.
Podpiši svoje ime
V svoj e-poštni podpis vključite kontaktne podatke. Marc Romanelli / Getty Images Ne pozabite podpisati e-poštnih sporočil. Prejemniki se lahko razjezijo, če se bodo morali pomakniti navzgor, da bi ugotovili, kdo jim je poslal sporočilo. Če pričakujete odgovor po telefonu, ne pozabite vnesti številke, tudi če veste, da jo ima oseba na voljo. Namen e-pošte je prihraniti čas in zaustavitev tega, kar počne, bo upočasnila stvari. Če imate vrstico za podpise, jo posodabljajte s primernim e-poštnim naslovom in telefonskimi številkami.
