nirat / Getty slike
Koščki papirja so bolečina, upravljanje s sistemom domačega arhiviranja pa je lahko težavno. Vendar morate obesiti nekaj dokumentov, ker nikoli ne veste, kdaj jih boste potrebovali.
Koliko časa morate hraniti svoje davke, prejemke, bančne izpiske in druge pomembne dokumente? Vsaka vrsta dokumentov je drugačna, zato boste želeli vse svoje dokumente hraniti dovolj dolgo, preden boste uničili drobilnik, čeprav mislite, da ste končali z njimi.
Vzdrževanje izvedljivega sistema za prijavo na dom
Ključ pri ustvarjanju uporabnega domačega sistema za shranjevanje je začetek zmanjšanja količine prejetega papirja. Resnično lahko zmanjšate količino papirja, ki ga boste morali drobiti ali vložiti. To pomeni, da se znebite neželene pošte, se prijavite na e-račune in ne sprejemate letakov, kuponov, ki jih nikoli ne boste uporabljali, katalogov, ki jih nikoli ne boste prebrali, ali drugih efemer, za katere menite, da se morate obesiti, ko vas poznajo res ne.
Če pustite, da vam ta ukrasni oder uide iz rok, se boste morda resnično začeli spopadati s papirnatimi neredi. Lahko pride celo do točke, ko se vam zdi, kot da ga imate pri sebi. V teh primerih je lahko zelo koristno, če se obrnete na strokovnjaka, ki vas bo vodil skozi postopek declutteringa.
Drugi korak je zagotoviti, da imate vzpostavljen dober sistem za upravljanje pošte. Učinkoviteje ravnate s pošto, ko boste prispeli, manj pogosto boste morali opraviti veliko sejo vložitve, drobljenja in recikliranja.
Vzpostavite elektronski sistem
Če se znebite vložitve papirja z nastavitvijo elektronskega sistema za shranjevanje, boste prihranili prostor in se znebili nereda. Dandanes ima elektronski sistem arhiviranja veliko smisla, ker je lažji kot kdajkoli prej.
Za začetek potrebujete optični bralnik in mesto za shranjevanje datotek: mapo sistem v računalniku in varnostno kopijo v oblaku ter zunanji trdi disk. Več rezervnih kopij - doma in zunaj kraja - bolj pripravljeni boste, da se boste izkopali kup papirja, ne da bi se bali, da boste izgubili kaj pomembnega.
Nastavite splošne mape za različne vrste dokumentov (npr. Za gospodinjstvo, davke, avto, rojstna lista itd.) S shranjevanjem dokumentov vam ni treba biti preveč natančen, saj je v elektronskih sistemih za shranjevanje mogoče iskati.
Nato skenirajte vsak dokument in ga shranite v mapo glede na vsebino. Bodite prepričani, da vsakemu predstavite edinstveno ime datoteke, da ga opiše, tako da ga je mogoče hitro najti prek funkcije iskanja v računalniku. Tudi dodajanje datuma na koncu imena datoteke vam lahko pomaga razlikovati isto vrsto dokumenta iz različnih časovnih obdobij. Na primer, namesto da pokličete račun za koristnost utilitystatement.pdf, ga poimenujte utilitystatement-Feb2019.pdf.
Na voljo je tudi več aplikacij, s pomočjo katerih lahko hitro posnamete in shranite različne dokumente. Številne lahko upravljate s svojim pametnim telefonom ali tabličnim računalnikom, tako da se lahko znebite papirja (zlasti prejemkov), ko niste nikjer blizu domačega računalnika.
Hranjenje kopij
Za vaše najpomembnejše dokumente strokovnjaki svetujejo hranjenje več kopij. To lahko pomeni, da eno kopijo shranite v svojem oblaku in drugo na trdem disku. To bi lahko pomenilo tudi shranjevanje ene kopije v elektronski vlogi in ene papirne kopije v ognjevarnem sefu.
Dokumenti za shranjevanje za vedno
Številne dokumente je treba shraniti za vedno. To so najpomembnejša vprašanja, ki jih boste morda kadar koli v prihodnosti potrebovali iz različnih razlogov. Zagotovitev varnega shranjevanja in varna kopija vam bo prihranila veliko časa, ko bo to potrebno.
- Akademska evidenca: Diplome, prepisi in vsa dela v portfelju, ki se bodo v prihodnosti lahko uporabila pri prijavi na delovno mesto.
- Posvojitveni dokumenti
- Krstna potrdila
- Rojstni listi
- Potrdila o smrti: Morda bodo potrebna za davčne namene.
- Vozniška dovoljenja
- Evidenca o zaposlitvi: kakršne koli klavzule, sporazumi, disciplinski spisi in pregledi uspešnosti.
- Poročna potrdila
- Zdravstvene kartoteke
- Vojaški zapisi
- Potni listi
- Upokojenske in pokojninske evidence
- Izkaznice socialne varnosti
- Wills
Dokumenti, ki jih je treba hraniti za določeno časovno obdobje
Predstavljajte si, da imate na svoji mizi celo življenje vredne bančne izpiske in račune. Po celo desetletju bi bil ta kup verjetno neverjetno velik. Obstaja veliko vrst dokumentov, večinoma finančnih, ki jih morate hraniti določeno obdobje, vendar jih ni treba za vedno hraniti. Morda jih boste morali nekaj časa navajati mesečno ali tedensko, potem pa postanejo le še en kos papirja, ki leži okrog in ustvarja nered.
Težek del je vedeti, kdaj se lahko znebite te vrste zapisov. Za vse ni dobrega odgovora, vendar priporočamo smernice glede na to, kaj je:
- Izpiski bank: En mesec
- Računi: Eno leto za vse, kar je povezano z davkom ali garancijo; vse druge račune je treba razrezati takoj, ko so plačani.
- Računi za kreditne kartice: Shranite takoj, ko je plačan.
- Potrdila o izboljšanju stanovanja: Hranite, dokler se dom ne proda.
- Zapisi o naložbah: Sedem let po tem, ko ste zaprli račun ali prodali vrednostni papir.
- Najemi: Hranite, dokler se ne preselite in ne prejmete nakazila od najemodajalca.
- Plače in plačila: eno leto ali dokler ne prejmete izjave W-2 za to davčno leto.
- Potrdila o prodaji: V času veljavnosti garancije velja za večje nakupe, kot so aparati in elektronika. Za stvari, kot so trgovina z živili in oblačila, hranite potrdilo le, dokler ne veste, da vam ne bo treba vrniti blaga.
- Davčni dokumenti: Sedem let, vključno z vašo dokumentacijo in vsemi spremljajočimi dokumenti, kot so W-2 in potrdila.
- Zapisi o vozilih: Hranite, dokler se čoln, avto ali motocikel ne proda.
Kako se znebiti dokumentov
Razrez dokumentov je glavni način, da se zaščitite pred krajo identitete. Praviloma obstajajo določeni dokumenti, ki jih je treba absolutno raztresti. To vključuje vse, kar vsebuje številke računov, rojstne datume, dekliška imena, gesla in PIN-ove, podpise in številke socialnega zavarovanja.
Če so dokumenti še vedno "aktivni" - jih morate imeti za referenco - jih vnesite v domači sistem arhiviranja po temah. Stresite jih le, ko jih ne uporabljate več.
Kateri dokumenti Shred
Ko končate s temi dokumenti in jih ne potrebujete več, jih prosite:
- Potrdila o bankomatih
- bančni izpiski
- Kopije rojstnega lista
- Preklicani in razveljavljeni čeki
- Računi za kreditne kartice
- Kreditna poročila
- Vozniške licence (potekle)
- Dokumenti o zaposlitvi, ki vsebujejo identifikacijske podatke
- Potekli potni listi in vizume
- Številke računov za naložbe
- Pravni dokumenti
- Naložbene, delniške in premoženjske transakcije
- Predmeti s podpisom (najemi, pogodbe, pisma itd.)
- Oznake za prtljago
- Medicinske in zobozdravstvene evidence
- Dokumenti s številko socialne varnosti
- Gesla ali PIN številke
- Plačajte škrbine
- Vnaprej odobrene vloge za kreditne kartice
- Potrdila s preverjanjem številk računov, številk kreditnih kartic ali drugih identifikacijskih podatkov
- Davčni obrazci
- Prepisi z identifikacijskimi informacijami
- Potovalni itinerarji
- Rabljene letalske karte
- Računi za komunalne storitve (telefon, plin, elektrika, voda, kabelska TV, internet itd.)
Vse ostalo - na primer papirje - lahko preprosto reciklirate. Prepričajte se, da imate vzpostavljen prilagodljiv sistem za shranjevanje, da boste lahko vse te dokumente spremljali. Prav tako je dobro, da se navadiš redno shranjevati svoje shranjene dokumente. Poskusite to storiti pri plačevanju računov, vložitvi davkov ali pri podobnih ponavljajočih se opravilih, da ne pozabite in vam bo papir šel iz rok.